Zar ne bi bilo lepo kada bi mogli jednostavno da organizujete sve svoje zadatke i projekte, tako da ništa ne zaboravite? U današnje vreme, kada imamo toliko obaveza, korišćenje pravih alata može značajno olakšati naš život. U ovom tekstu ćemo razgovarati o tome kako možete da organizujete svoje zadatke koristeći alate poput Trello ili Asana.

This image is property of images.pexels.com.

Šta su Trello i Asana?

Pre nego što duboko zaronimo u kako da koristimo ove alate, hajde da se malo upoznamo sa njima. Trello i Asana su online alati za upravljanje projektima koji vam pomažu da planirate, pratite i organizujete svoje zadatke.

Trello

Trello koristi vizuelni pristup koji se zasniva na “kašičicama” ili “tablama”. Svaka tabla predstavlja projekat, dok su kašičice zadaci koje treba izvršiti. Moguće je dodavati komentare, datume dospeća i druge informacije kako bi svaki zadatak bio jasniji.

Asana

S druge strane, Asana nudi malo više strukture. Možete organizovati svoje zadatke u projekte i podprojekte, što je korisno za kompleksnije projekte. U Asani možete lako pratiti napredak, postavljati rokove i čak dodeliti zadatke drugim članovima tima.

Zašto koristiti Trello ili Asana?

Kada razmatrate posvećivanje svog vremena ovim alatima, možda se pitate zašto ih koristiti?

Organizacija

Jedna od glavnih prednosti korišćenja Trello ili Asana je organizacija. Umesto da pišete šture beleške ili pokušavate da sve zapamtite, možete staviti sve zadatke na jedno mesto. To će vam uštedeti vreme i smanjiti stres.

Praćenje napretka

Još jedna prednost ovih alata je sposobnost da pratite svoj napredak. U Trello-u i Asana-i možete lako videti šta je završeno, šta je još uvek na čekanju i šta ste planirali za budućnost.

Saradnja

Ako radite s drugima, Trello i Asana čine saradnju mnogo lakšom. Možete dodavati članove tima, dodeljivati zadatke i komunicirati unutar aplikacije, što smanjuje potrebu za emailovima i dodatnim sastancima.

This image is property of images.pexels.com.

Kako započeti?

Sada kada znate šta su Trello i Asana, vreme je da saznate kako ih koristiti.

Kreiranje naloga

Prvo što treba da uradite je da kreirate nalog na jednom od ovih alata. Oboje nude besplatnu verziju, što je odlična opcija ukoliko tek počinjete. To možete učiniti jednostavno preko njihovih web stranica.

Postavljanje prve table ili projekta

Nakon što ste napravili nalog, vreme je da postavite svoju prvu tabelu (Trello) ili projekat (Asana). U Trello-u, kliknite na “Create Board” i nazovite je kako želite. U Asani, kliknite na “Create Project” i takođe izaberite ime.

Dodavanje zadataka

Sledeći korak je dodavanje zadataka. U Trello-u, kliknite na “Add a Card” unutar svoje table kako biste dodali svoj prvi zadatak. U Asani, unutar projekta, kliknite na “Add Task”. Dodajte sve potrebne informacije kao što su rokovi i opisi.

Kako efektivno koristiti Trello?

Sada kada ste postavili svoju prvu Trello tablu, hajde da prođemo kroz nekoliko saveta kako da je efektivno koristite.

Organizujte kartice prema kategorijama

Jedan od načina da završite poslove je da kartice organizujete po kategorijama. Na primer, možete imati kategorije kao što su “Za uraditi”, “U toku” i “Završeno”. Ovaj pristup vam omogućava da brzo vidite šta treba da uradite i gde se nalaze vaši zadaci.

Koristite oznake

U Trello-u možete dodavati oznake svojim karticama. Oznake mogu da vam pomognu da brže prepoznate vrste zadataka ili prioritete. Na primer, možete imati oznake za hitne zadatke, zadatke koji su u toku ili zadatke koji čekaju na odobrenje.

Dodajte datume dospeća

Ukoliko imate rokove, pobrinite se da ih dodate na svoje kartice. Datumi dospeća će vas obavestiti kada nešto treba da bude završeno, čime ćete izbeći kašnjenje.

This image is property of images.pexels.com.

Kako efektivno koristiti Asana?

Sada kada znate kako da koristite Trello, hajde da pređemo na Asanu i kako je možete maksimalno iskoristiti.

Organizujte projekte

U Asani možete organizovati projekte u više faza. Na primer, umesto da imate samo jedan spisak zadataka, možete ih grupisati po fazama projekta. Ovo omogućava bolju vizuelizaciju i praćenje napretka.

Koristite podzadate

Jedna od korisnih funkcija Asane su podzadaci. Ako imate veći zadatak koji se sastoji od više manjih aktivnosti, možete dodati podzadate kako biste lakše upravljali procesom. Na primer, ako radite na izradi prezentacije, možete dodati podzadate kao što su “Prikupiti informacije” ili “Dizajnirati slajdove”.

Pratite napredak pomoću vremenskih okvira

Asana takođe ima mogućnost praćenja napretka kroz vremenske okvire. Pomoću vizuelnih prikaza možete pratiti koliko je posla obavljeno i koliko još preostaje. Ovo vam pomaže da na vreme prepoznate probleme i prilagodite svoje planove ako je potrebno.

Kako ostati motivisan?

Koristeći ove alate, lako je organizovati zadatke, ali kako ostati motivisan da ih završite?

Postavite realne ciljeve

Postavljanje realnih ciljeva je ključno za motivaciju. Ako imate previše zadataka iznad svojih mogućnosti, lako se možete osećati preplavljenim. Odredite prioritete i fokusirajte se na zadatke koje možete realno završiti.

Proslavite postignuća

Kada završite zadatak, odvojite trenutak da ga proslavite. Osećaj postignuća može vas motivisati da nastavite dalje. Možete jednostavno da označite zadatak kao završen ili čak da podelite svoj uspeh s drugima.

Podesite podsetnike

U oba alata možete podešavati podsetnike. Ovako ćete uvek biti u toku sa svojim zadacima, a to će vas brže naterati da ih završite. Podsetnici su veliki prijatelji kada je u pitanju održavanje discipline.

Kada koristiti Trello, a kada Asana?

S obzirom da ovaj tekst pokriva oba alata, možete se zapitati kada koristiti jedan ili drugi.

Trello

Trello je odličan izbor ako tražite jednostavnost. Idealno je za vizuelno orijentisane osobe koje vole da vide sve svoje zadatke na jednom mestu. Ako radite na manjim projektima ili preferirate jednostavniji sistem, Trello je odličan izbor.

Asana

Asana je bolja opcija kada radite na kompleksnijim projektima koji zahtevaju više strukture. Ako upravljate većim timom ili imate mnogo zadataka koji treba da budu povezani, Asana će vam omogućiti dublju organizaciju i praćenje napretka.

Zaključak

U svetlu svega što smo razmatrali, nadam se da se sada osećate spremnije da organizujete svoje zadatke koristeći trello ili asana. Pronaći pravi alat za vas može u velikoj meri poboljšati vašu produktivnost i smanjiti stres. Sada kada znate kako da započnete, kako da koristite funkcionalnosti ovih platformi i kako da ostanete motivisani, samo napred! Pripremite svoje zadatke, dodelite ih sebi ili svom timu i uživajte u organizaciji!